Menjaga kelangsungan dan keandalan operasional kapal tidak hanya bergantung pada mesin dan sistemnya — tetapi juga pada pencatatan yang akurat dan pemahaman yang tepat terhadap dokumen penting seperti buku catatan mesin (engine log book) dan catatan pemeliharaan (maintenance record). Dokumen-dokumen ini bukan sekadar formalitas administratif, melainkan sumber data vital untuk kontrol kinerja, inspeksi regulasi, dan identifikasi dini potensi kerusakan.

Dalam artikel ini, kita akan mengupas bagaimana cara membaca engine log book dan maintenance record dengan benar — mulai dari bagian apa yang harus diperhatikan, parameter kunci yang sering muncul, hingga bagaimana catatan tersebut bisa digunakan untuk pengambilan keputusan teknis.

Apa Itu Engine Log Book dan Maintenance Record?

Engine log book (atau engine room log book) adalah buku harian yang mencatat seluruh aktivitas, parameter mesin dan sistem-auxiliary kapal selama watch (jaga) berlangsung. Menurut sumber Marine Insight, buku ini mencakup data seperti tanggal, posisi kapal, parameter mesin utama dan auxiliary, pencatatan breakdown, bun-keringan bahan bakar, serta operasi pemeliharaan.

Maintenance record adalah catatan yang lebih spesifik tentang kegiatan pemeliharaan, servis berkala, penggantian suku cadang, serta historis breakdown dan pekerjaan korektif. Catatan ini memungkinkan manajemen teknis kapal melacak umur komponen, mengevaluasi performa sistem, dan merencanakan perawatan preventif.

Keduanya bersama-sama menjadi bukti dokumentasi yang sering diperiksa oleh Port State Control (PSC), surveyor dan pihak asuransi. Kekurangan dalam pencatatan dapat menyebabkan kapal mendapat temuan atau bahkan ditahan.

Bagian-Bagian Penting yang Harus Diperhatikan dalam Engine Log Book

Saat membaca engine log book, berikut adalah elemen-elemen kunci yang wajib diperiksa dengan teliti:

• Tanggal, jam dan watch (jaga): Setiap entry harus menunjukkan periode spesifik, watch engineer yang bertanggung jawab dan counter-signature oleh chief engineer.
• Posisi kapal (lat/long), status (berlayar, di pelabuhan, jangkar): Penting untuk korelasi data operasional dengan kondisi kapal.
• Parameter mesin utama dan auxiliary: RPM, beban mesin, tekanan oli, suhu exhaust, beban generator. Perubahan signifikan harus dicatat dan dijelaskan.
• Bahan bakar, minyak pelumas, sludge/bilge fuel yang tersisa (ROB) dan operasi bunkering: Catatan ini penting sebagai dokumentasi regulasi emisi dan audit.
• Pekerjaan pemeliharaan, overhaul atau breakdown: Termasuk waktu, lokasi, penyebab, suku cadang yang diganti, dan tanggapan teknis.
• Catatan perubahan kondisi abnormal atau keadaan darurat: Kebocoran, kebakaran, kerusakan besar, grounding, semua harus dicatat secara rinci.

Cara Membaca Maintenance Record dengan Efektif

Maintenance record kapal membantu manajemen teknis memahami keadaan historis komponen dan sistem kapal. Berikut panduan membaca dan memanfaatkan data tersebut:

• Frekuensi dan interval servis: Lihat kapan suku cadang diganti atau sistem diservis, dan bandingkan dengan interval yang direkomendasikan pabrikan.
• Komponen yang sering rusak: Identifikasi pola kerusakan atau servis ulang yang sering terjadi — bisa jadi sinyal bahwa suatu komponen atau sistem perlu revisi desain atau penggantian upgrade.
• Waktu henti (downtime) dan alasan servis: Catatan berapa lama kapal out-of-service akibat pemeliharaan besar atau breakdown, dan alasannya. Data ini penting untuk analisis ROI dan perbaikan proses.
• Suku cadang yang digunakan: Pastikan suku cadang yang diganti sesuai spesifikasi, tercatat dengan nomor part dan pemasok. Hal ini membantu audit dan klaim garansi.
• Tanda tangan dan verifikasi: Pastikan catatan dilengkapi dengan identitas teknisi, tanggal pelaksanaan, dan persetujuan dari pihak manajemen atau manajer teknis kapal.

Tips Praktis Agar Log Book dan Record Anda “Siap Inspeksi”

• Pastikan pengisian log book dilakukan oleh watch-keeping engineer yang bertanggung jawab, bukan oleh asisten atau staf tidak berlisensi.
• Hindari membuat entry saat kondisi mesin sedang tidak stabil atau saat manuver—rekam di kondisi steady state agar data konsisten.
• Perbaiki kesalahan dengan cara yang benar: coret satu garis, tulis koreksi, beri tanda tangan. Jangan gunakan pensil.
• Gunakan format catatan standar perusahaan dan tentukan kode atau kolom sedemikian rupa agar pencarian historis dapat dilakukan dengan mudah.
• Arsipkan log book dan record sesuai regulasi: misalnya beberapa negara mensyaratkan penyimpanan minimal 1-3 tahun.

Mengapa Log Book dan Maintenance Record Penting bagi Operasional Kapal

• Legal & regulasi: Catatan lengkap dan akurat adalah bukti bahwa kapal mematuhi regulasi seperti International Convention for the Safety of Life at Sea (SOLAS) dan International Convention for the Prevention of Pollution from Ships (MARPOL). Ketidaksempurnaan dokumen sering menjadi temuan oleh PSC.
• Analisis dan prediktif‐maintenance: Dengan data historis yang baik, engineer dapat melakukan analisis tren dan mengambil tindakan preventif sebelum terjadi kegagalan besar.
• Audit dan asuransi: Log book sering dijadikan bukti dalam klaim asuransi atau saat investigasi kecelakaan. Ketidaklengkapan bisa memperburuk posisi pemilik kapal.

Membaca engine log book dan maintenance record kapal dengan benar adalah praktik profesional yang menunjukkan manajemen teknis yang baik — bukan hanya sekadar pencatatan rutin. Dengan pemahaman mendalam terhadap data operasional dan histori pemeliharaan, armada Anda bisa lebih efisien, aman, dan siap menghadapi inspeksi. Sebagai mitra servis kapal yang paham betul pentingnya dokumentasi dan pemeliharaan teknis, PT Gastra Anugerah Sejahtera (GASTRA) siap mendukung Anda dalam penyusunan, audit dan optimasi log book serta maintenance record armada Anda—agar operasional kapal Anda berjalan lancar dan andal.